Aunque parezca algo simple, una de las tareas más insidiosas y complejas de un Communty Manager es la de organizarse adecuadamente de modo que el tiempo sea lo más productivo, eficaz y rentable posible, tanto para la marca que gestione, como para su propia productividad, especialmente cuando hablamos de autónomos o freelance.

Lo habitual es que las muchas tareas que se realizan a lo largo del día desborden al Community y acabe con una tremenda lista de cosas por hacer en la que se suelen dejar para el final determinadas acciones que no deberían haberse pospuesto.

Por eso es fundamental que se organice un horario y se aprenda a priorizar qué hacer y cuándo, de modo que no nos perdamos entre tweets, comentarios, emails, monitorización, contenidos, etc…

• primero lo primero, ya que sin duda es el rey, el contenido. La mayoría de los CM además de gestionar comunidades escriben contenidos en blogs o similares, por lo que la escritura debe de ser lo primero del día, con la mente fresca. Lo ideal es haber dejado ya el día anterior un tema para no tener que andar buscando de qué escribir y seguir aportando contenidos de valor e interés para nuestra audiencia. Es díficil hablar de tiempo en este caso, ya que cada persona es un mundo, pero si el día anterior hemos hecho bien el trabajo de curación de contenido, lo normal es que no nos lleve más de 40 minutos un post de unas 400 palabras.

• una vez hemos cumplido con el contenido, nos debemos poner a programar nuestros tweets, actualizaciones de estado, subir contenidos multimedia, etc, para todo el día: es fundamental recordar que no se trata de programar cualquier cosa, que la curación y estrategia de contenidos es vital para captar y fidelizar, y que sobre todo, es una conversación, por lo que nunca debemos programar y olvidarnos de ello, sino seguir siempre las respuestas de los demás.

• visión general del ecosistema social: cada día, por la mañana, debemos dar un repaso a nuestras redes sociales, blog, reputación, menciones, buzz, etc. Aquí depende de cómo cada uno tenga organizada la planificación y estrategia, los canales que utiliza etc, pero lo ideal es ir viendo cada día cómo evoluciona: cuántos tweets hay, cómo ha sido el movimiento de fans y followers, cuántos hay nuevos y cuántos han dejado de seguirnos, qué contenidos han suscitado mayor interés, etc. Y por supuesto, Analytics, campañas, etc. Lo más aconsejable es crearse algún tipo de panel de monitorización o dashboard. Es importante no sólo rastrear nuestra propia marca, sino las acciones de nuestra competencia y el ruido que hayan generado.

• Ni que decir tiene que, tanto si tenemos un «chivato» que nos avisa de nuevas notificaciones sobre facebook, twitter, tuenti y demás, como si no, debemos estar siempre con un ojo en las Redes Sociales y los comentarios de nuestros usuarios con respecto a nuestro contenido y marca: lo ideal es trabajar con dos pantallas mínimo, una para realizar tareas, y otra para monitorizar y de apoyo.

• el email es una carga extra, especialmente para los CM Freelance y los que se encargan de la atención al usuario, que no son pocos dada la versatilidad y auge de las Redes Sociales como CRM.

Hacemos una pausa, el almuerzo, hay que reponer fuerzas y especialmente, refrescar la mente: el trabajo intenso puede ponernos a la defensiva o bloquearnos, algo que nunca debe pasar a un CM porque el efecto habitual es que comience a tomarse las cosas como «algo personal», y ya sabéis que uno de los principales problemas en la mala gestión de crisis es tomarse las cosas de ese modo. Principio básico para los Community: no tomarse las cosas como algo personal.

• Vuelta al trabajo y por supuesto, lo primero, ver qué ha pasado mientras no estábamos, qué se ha dicho, qué se ha comentado, quién, etc.

• Es hora de emplear un poco de tiempo en conocer mejor a nuestros principalesseguidores: quiénes son, a qué se dedican, qué les suele interesar más, por qué nos siguen, etc. Los prescriptores son un pilar de nuestra estrategia, y aunque la realidad de los CM depymes y freelance demuestra que salo en contadas excepciones se trabaja sin estrategia, como profesionales no se debe perder ese horizonte  y tener siempre la visión de conjunto y global. Es recomendable tener una lista de nuestros usuarios más activos y cuidarlos con diversas estrategias y recompensas.

• Seguimos siempre, contestando, conversando y buscando el diálogo con nuestros usuarios, y tratando de encontrar nuevos clientes, por supuesto.

• Un ratito más dedicado a sopesar nuestra estrategia y planificar qué hacer el día siguiente, qué nueva acción de marketing hacer, etc. Si tenemos anuncios, es hora de revisarlos y ver si están funcionando.

• Si existe una newsletter o hacemos comercio electrónico, es el mejor momento de planificarlo y dejarlo planteado para enviarlo al día siguiente, nunca a primera hora, ¿por qué? La mayoría de los usuarios descarta la publicidad y newsletters de las marcas por la mañana porque se acumulan varios emails durante la noche y habitualmente se prescinde de lo que considera spam. Mejor a media mañana, cuando los usuarios ya han leído gran parte de sus correos.

• Si tenemos una tienda online, es hora de darle un repaso, actualizarla, etc.

• Terminar el día es sólo dejar todo preparado para el siguiente, por lo que es trascendental que hayamos hecho una curación de contenido adecuada: a lo largo de todo el día debemos haber estado viendo qué era lo que más interés generaba en nuestro nicho de mercado, qué es de lo que más han hablado nuestros usuarios y potenciales clientes, y por ahí es por donde debemos continuar recién comience el siguiente día.

• Si realizamos informes, podemos hacerlo al final del día o a la vuelta del almuerzo, dependiendo de la complejidad del mismo y el volumen de datos. Recordemos que lo ideal es que el análisis de los datos lo efectúe el Social Media Manager, pero como sabemos, excepto en grandes empresas, el CM está solito, así que es el momento de sacar conclusiones y hacer análisis.

• Si aún te queda un poco de tiempo, no olvides estar siempre al día sobre Marketing Digital,Social Media, Redes Sociales, etc, porque como sabemos, ¡esto cambia de un día para otro!

Sé que me estoy dejando en el tintero un par de cosas importantísimas, porque las iba a poner, pero (un buen ejemplo de por qué hay que organizarse y no dejar que nos interrumpan), una llamada de teléfono me ha sacado del post y ya no recuerdo qué era…

Afortunadamente, estáis vosotros ahí para no sólo recordarlo, sino para completarlo y añadir  más cositas que hacer y cuándo. Gracias ;o)

Vía: Social Media Strategies